Familia ISO 9000 y 9001
Gestión de Calidad
Garantiza el cumplimiento de estándares fundamentales para alcanzar la óptima calidad
Asegura la calidad y excelencia de tu organización
Mejora la satisfacción del cliente y asegura la lealtad
Ayuda a las compañías a preservar su confidencialidad e integridad
Organiza y centraliza documentos clave
¡Prueba M-Files hoy mismo!
Completa el siguiente formulario para coordinar una demostración personalizada de M-Files.
ISO 9001: ¿Qué es y por qué es importante?
La gestión de calidad es un aspecto fundamental para las organizaciones que buscan mejorar su eficiencia, reducir errores y cumplir con normativas internacionales. En este contexto, M-Files se convierte en una herramienta clave para garantizar el cumplimiento de estándares como los definidos en la familia de normas ISO 9001.
La ISO 9001 es una norma internacional que establece los criterios para un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) efectivo. Su objetivo es asegurar que las organizaciones cumplan con requisitos de calidad, mejorando la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.
M-Files se alinea con la ISO 9001
M-Files se alinea con la ISO 9001 al proporcionar una plataforma de gestión documental inteligente que permite:
- Organizar y centralizar documentos clave del SGC (manuales, procedimientos, registros de auditoría, etc.).
- Automatizar flujos de trabajo y aprobación de documentos relacionados con calidad.
- Garantizar el control de versiones y auditorías de cambios en documentos críticos.
- Facilitar el acceso y la trazabilidad de la información, asegurando que todos los empleados trabajen con documentos actualizados y aprobados.
Beneficios de integrar
M-Files con la certificación
ISO 9001:
Trazabilidad y control total
Registro de cambios, aprobaciones y accesos, asegurando cumplimiento normativo.
Automatización de procesos
Reduce la carga manual en la gestión de documentos y auditorías.
Acceso seguro y basado en permisos
Solo usuarios autorizados pueden ver, editar o aprobar documentos.
Eliminación de versiones duplicadas
Gracias a su enfoque basado en metadatos, se evita la confusión por múltiples versiones.
Integración con otras herramientas
Compatible con sistemas ERP, CRM y plataformas de productividad como Microsoft 365.
Auditorías más eficientes
Documentación estructurada y lista para inspecciones, reduciendo tiempos y errores en auditorías ISO.
Ventajas de realizar una auditoría ISO 9001 con M-Files como aliado estratégico
La auditoría ISO 9001 es un proceso clave para garantizar que una organización cumple con los estándares de calidad y mejora continuamente. M-Files, como aliado estratégico, ofrece una gestión documental avanzada y automatización de procesos que facilitan la preparación, ejecución y seguimiento de auditorías.
Principales ventajas
Centralización de la documentación
Todos los documentos clave (procedimientos, manuales, registros, informes) están organizados en un solo lugar. Además, permite la eliminación de documentos duplicados o desactualizados gracias a su gestión de versiones.
Acceso rápido y trazabilidad total
Permite localizar cualquier documento en segundos mediante su tecnología de búsqueda basada en metadatos. Facilita el registro de cambios, aprobaciones y accesos en tiempo real para cumplir con requisitos de auditoría.
Automatización de flujos de trabajo
Procesos de revisión y aprobación de documentos sin necesidad de intervención manual. Alertas y recordatorios automáticos para renovaciones de políticas y normativas.
Control de acceso seguro
Permisos personalizados para garantizar que solo personal autorizado acceda a información sensible. Cumplimiento con requisitos de seguridad y confidencialidad exigidos en auditorías ISO 9001.
Informes y evidencias listas para auditoría
Generación de informes detallados sobre cumplimiento, cambios en documentos y revisiones. También, la facilidad para presentar información a auditores sin pérdida de tiempo.
Integración con otros sistemas
Compatible con herramientas como Microsoft 365, ERP y CRM, asegurando una gestión fluida. Permite enlazar documentos con procesos clave del negocio.
Reducción de tiempos y costos de auditoría
Minimiza el esfuerzo manual en la recopilación y validación de información. Agiliza el cumplimiento de normativas al eliminar procesos innecesarios.
¿Cómo obtener un certificado ISO 9001 con el apoyo de M-Files e HIXSA?
Obtener la certificación ISO 9001 es un paso estratégico para garantizar la calidad y mejorar la eficiencia en cualquier organización.
Con el apoyo de M-Files e HIXSA, el proceso se vuelve más ágil, seguro y eficiente, asegurando el cumplimiento de los requisitos
de la norma sin complicaciones.
Pasos para obtener el certificado ISO 9001
1. Diagnóstico y planificación
- Evaluación inicial del estado actual de la empresa respecto a los requisitos de ISO 9001.
- Identificación de áreas de oportunidad y definición de objetivos.
- Asesoría de HIXSA para estructurar el Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
2. Implementación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
- Definición de procesos, políticas y procedimientos de calidad.
- Creación de la documentación requerida con M-Files para gestionar información de forma estructurada.
- Automatización de flujos de trabajo para la gestión de calidad.
3. Capacitación y sensibilización del equipo
- Formación del personal en los principios de ISO 9001 y uso de M-Files para la gestión documental.
- Definición de roles y responsabilidades dentro del SGC.
- Creación de registros y evidencias de capacitación en M-Files.
4. Auditoría interna y corrección de no conformidades
- Realización de auditorías internas con soporte de M-Files para garantizar el cumplimiento de requisitos.
- Identificación y corrección de desviaciones mediante flujos de trabajo automatizados.
- Uso de informes en M-Files para el seguimiento de acciones correctivas.
5. Auditoría de certificación y obtención del certificado
- Presentación del SGC ante un organismo certificador acreditado.
- Acceso rápido a documentos y evidencias a través de M-Files.
- Aprobación y certificación ISO 9001.
Aplicación de ISO 9001 en diferentes Industrias
La norma ISO 9001 establece los requisitos para un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) aplicable a cualquier organización, sin importar su sector o tamaño. Su flexibilidad permite adaptarla a distintas industrias para mejorar la eficiencia, reducir errores y aumentar la satisfacción del cliente.Manufactura
- Optimización de procesos de producción para reducir desperdicios y defectos.
- Control de calidad en cada fase de fabricación.
- Trazabilidad de materiales y productos terminados.
- Cumplimiento de estándares internacionales para exportación.
Ejemplo: Una fábrica de autopartes implementa ISO 9001 para mejorar la inspección de calidad, asegurando que cada pieza cumple con las especificaciones antes de ser enviada a ensambladoras.
Financiero, Seguros y Servicios
- Mayor transparencia y control en procesos internos.
- Seguridad en la gestión de documentos y datos sensibles.
- Mejora en la experiencia del cliente con servicios estandarizados.
- Auditorías eficientes con información bien estructurada.
Ejemplo: Un banco aplica ISO 9001 para mejorar la atención en sucursales y garantizar que cada cliente reciba el mismo nivel de servicio sin importar la ubicación.
Retail
- Optimización de Inventarios y Suministro, con un control preciso de stock y proveedores certificados.
- Mejora en la Experiencia del Cliente a través de procesos estandarizados y gestión eficiente de quejas.
- Control de Calidad en Productos y Servicios con Inspecciones, auditorías y cumplimiento normativo.
- Seguridad y Cumplimiento Normativo, en la protección de datos, pagos electrónicos y auditorías internas.
Ejemplo: Una cadena de tiendas de moda usa ISO 9001 para estandarizar la atención en todas sus sucursales, asegurando que los clientes reciban un servicio uniforme y eficiente.
Infraestructura y Construcción
- Estandarización de procesos para reducir fallas en proyectos.
- Mejora en la gestión de proveedores y contratistas.
- Cumplimiento de normativas de seguridad y calidad en obras.
- Documentación estructurada para auditorías y certificaciones.
Ejemplo: Una constructora implementa ISO 9001 para garantizar que los materiales utilizados cumplan con las especificaciones de resistencia y seguridad.
Tecnología y Software
- Control en el desarrollo de software para garantizar su funcionalidad y seguridad.
- Mejora en la atención al cliente mediante soporte técnico eficiente.
- Reducción de fallas en productos tecnológicos mediante pruebas de calidad.
- Gestión documental para la propiedad intelectual y normativas de ciberseguridad.
Ejemplo: Una empresa de software usa ISO 9001 para estructurar su proceso de desarrollo, asegurando que cada actualización del sistema pase por controles de calidad antes de su lanzamiento.
Automotriz y Aeronáutica
- Control estricto de calidad en piezas y ensamblaje.
- Auditorías internas y cumplimiento de regulaciones internacionales.
- Reducción de riesgos mediante procesos documentados y revisados.
- Mejora continua en la seguridad y eficiencia de vehículos y aeronaves.
Ejemplo: Una empresa automotriz certificada en ISO 9001 garantiza la inspección de cada componente de sus vehículos antes de su ensamblaje y entrega.
Salud y Farmacéutico
- Gestión eficiente de documentos clínicos y normativas sanitarias.
- Control de calidad en la producción y distribución de medicamentos.
- Seguridad en los procedimientos hospitalarios y en la atención al paciente.
- Cumplimiento de regulaciones como COFEPRIS, FDA y EMA.
Ejemplo: Un hospital utiliza ISO 9001 para estandarizar protocolos de atención, reduciendo errores médicos y mejorando la experiencia del paciente.
M-Files ofrece capacidades superiores de gestión de documentos
La tecnología de M-Files conecta todos los documentos y la información en todas las plataformas y repositorios,
analizando cada archivo para ponerlo en contexto y permitir una búsqueda y recuperación más rápidas.
Almacenamiento basado en contenido
Los documentos se organizan según su contenido, utilizando etiquetas como clientes, proyectos o fechas, facilitando su búsqueda y recuperación.
Mayor productividad
Cuando los trabajadores pasan menos tiempo buscando documentos o realizando tareas manuales y repetitivas, tienen más tiempo para dedicarse a trabajos que agregan valor.
Una única vista del contenido
M-Files conecta contenidos como documentos, correos electrónicos, contratos, pedidos e información de proyectos, incluso cuando están guardados en diferentes sistemas.
Cumplimiento mejorado
Los requisitos de cumplimiento normativo de muchos documentos comerciales pueden ser desafiantes. M-Files ayuda a evitar multas, revocaciones de licencias o incluso responsabilidades penales al automatizar documentos clave para cumplir con los requisitos normativos.
Colaboración mejorada
M-Files facilita el intercambio de información y la colaboración. Los usuarios pueden compartir documentos, supervisar flujos de trabajo, crear documentos en colaboración y mucho más.
Seguridad avanzada
Ofrece cifrado de documentos y permisos dinámicos para controlar el acceso según roles, grupos o tipos de documentos.
Automatización de flujos de trabajo
Permite configurar procesos personalizados para garantizar que los documentos lleguen a las personas indicadas en el momento preciso.
Búsqueda de documentos rápida y sencilla
Según Forrester, los trabajadores pasan una media de 18 minutos buscando un documento. Un sistema de gestión de documentos basado en metadatos permite encontrar el documento correcto de forma rápida y sencilla.
Menor riesgo
Mantener la información segura, reduce el riesgo y la exposición. En caso de un incendio o una inundación imprevistos, la recuperación ante desastres es sencilla cuando los documentos se almacenan en la nube.
Control de versiones
Ofrece una única versión definitiva, eliminando duplicados y asegurando el uso de la información más actualizada.
M-Files simplifica la colaboración interna y externa
El software de gestión de documentos de simplifica la colaboración
al mantener una única versión del documento accesible a través de un enlace seguro.
Cada cambio se guarda en versiones históricas
Colaboración en tiempo real
Permite a múltiples usuarios editar y ver cambios simultáneamente, mejorando la productividad y el trabajo en equipo.
Ahorro y control de versiones
Guarda automáticamente los cambios y crea nuevas versiones, asegurando que nunca se pierda información.
Seguridad en la creación
Los permisos automáticos garantizan acceso solo a usuarios autorizados, protegiendo el contenido durante la colaboración.
Integración con herramientas favoritas
Compatible con aplicaciones de Microsoft Office, lo que facilita una transición fluida a M-Files.
Flexibilidad en almacenamiento
Permite guardar documentos en plataformas como OneDrive o SharePoint, ofreciendo comodidad y adaptabilidad.
Automatización de tareas
Optimiza flujos de trabajo asignando automáticamente tareas como revisión, aprobación y publicación, asegurando su ejecución eficiente.
M-Files es flexible y se adapta a las necesidades del negocio
Cada empresa tiene necesidades únicas, y M-Files se adapta a ellas.
Este software de gestión documental es completamente configurable, permitiendo implementar integraciones y flujos de trabajo personalizados. Ya sea que su empresa requiera un sistema para contabilidad, gestión legal o administración de registros electrónicos.
M-Files ofrece la flexibilidad necesaria para cumplir con requisitos únicos
Opciones de implementación
Configura M-Files en la nube, localmente o en un entorno híbrido para adaptarse a su estrategia de TI.
Integraciones prácticas
M-Files se conecta fácilmente con herramientas como Microsoft Teams, Salesforce y sistemas ECM heredados, facilitando el acceso a la información desde plataformas comunes.
Plantillas preconfiguradas
Ahorra tiempo con plantillas diseñadas para diversos sectores, evitando construir flujos de trabajo y estructuras desde cero.
Complementos adicionales
Personaliza aún más M-Files con complementos de terceros para funcionalidades como visualización de datos o edición avanzada.
Configuraciones a medida
M-Files se puede configurar fácilmente para admitir una amplia gama de casos de uso y requisitos para satisfacer necesidades específicas del negocio.
Integración avanzada con API
Conecta M-Files con tus sistemas existentes, optimizando la funcionalidad y asegurando una integración fluida.
¿Cómo M-Files facilita la eficiencia de su negocio?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files: rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce para administrar documentos.
Colaboración fácil
Comparte contenido de forma segura y sé el coautor de documentos simultáneamente, dondequiera que trabaje.
Trabajo diario optimizado
Deja que M-Files sugiera los metadatos para los documentos y agregue flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué elegir M-Files?
Elegido por miles de organizaciones en más de 100 países, M-Files combina inteligencia artificial y automatización para conectar contenido de múltiples plataformas sin necesidad de migraciones complejas.Colaboración en tiempo real
Supera la brecha geográfica y fomenta la colaboración fluida entre los miembros del equipo.
Fiabilidad
Puedes confiar en la sólida infraestructura y la alta disponibilidad del servicio. M-Files reduce el riesgo de interrupciones y ofrece un servicio constante para las aplicaciones críticas.
Implementación rápida
Adopta la agilidad. Implemente rápidamente nuevas aplicaciones y servicios sin los largos procesos de instalación asociados con el software local tradicional.
Personalización
Personaliza M-Files para que se ajuste a las necesidades específicas del negocio, con la flexibilidad de agregar o quitar funciones a medida que los requisitos evolucionen.
99%
tiempo de actividad durante los últimos 365 días.
294%
retorno de la inversión.
27 / 7
Atención al cliente
En cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
M-Files permite una fácil integración con tecnologías existentes, archivos heredados y sistemas empresariales en toda la organización. Puedes seguir usando tus herramientas diarias favoritas, como Microsoft Teams o Google Workspace, como punto de partida para buscar y usar información en M-Files.
Con la tecnología de gestión de archivos de M-Files, los documentos están disponibles en cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permite que los trabajadores remotos y los empleados que trabajan desde casa tengan acceso a la información que necesitan para hacer su trabajo.
¿Listo para ver a M-Files en acción?
¿Quieres transformar la gestión documental en tu empresa?
Programa una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones integradas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.