Workflow Automation

Automatiza los flujos de trabajo para aumentar la consistencia y reducir errores

Mejora la productividad

Aumenta la consistencia y reduce errores

Asegura la finalización oportuna

Reduce el estrés

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Experimenta la gestión de documentos
a través de metadatos

En esencia, Workflow Automation implica tanto la digitalización como la automatización de los procesos comerciales, todo en un esfuerzo por reducir la cantidad de trabajo manual requerida por sus empleados tanto como sea posible.

Con una solución de gestión de documentos inteligente como M-Files, por ejemplo, puedes asegurarte de que los documentos siempre se envíen a la persona correcta cuando se crean o cuando se realizan ciertos cambios de estado. Si tienes un solo documento que debe ser aprobado por 10 líderes de equipo antes de que pueda llegar a un cliente, por ejemplo, el empleado que creó ese documento no debería tener que perder tiempo persiguiendo a cada uno de ellos para mantener cosas en movimiento.

Con Workflow Automation, se puede notificar instantáneamente a cada uno de esos líderes de equipo que hay un documento que debe firmarse y, una vez que lo hacen, continúa avanzando cada vez más.

La automatización produce eficiencia y una ventaja competitiva

Traduce los procesos del mundo real en aplicaciones automatizadas simples y fáciles de seguir.

Diagramas de flujo

Modelan los procesos manuales actuales.

Controles de permiso

Brindan acceso a las personas adecuadas.

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Informes

La presentación de informes permite la supervisión de la rendición de cuentas.

Inteligencia Artificial

La IA escanea el contenido del documento para activar flujos de trabajo y establecer permisos.

Reconocimiento Óptico de Caracteres

OCR puede digitalizar documentos impresos existentes para mejorar el control.

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Firmas electrónicas

Las firmas electrónicas son más rápidas y permiten la auditabilidad.

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Optimiza el trabajo con Workflow Automation

Mejora la productividad del personal

La automatización de procesos libera el tiempo que actualmente se dedica a buscar o crear documentos.

Aumenta la consistencia y reduce errores

Los sistemas de M-Files permiten que se sigan los procedimientos de la empresa.

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Asegura la finalización oportuna

Los borradores de los entregables se pueden enrutar de inmediato a los revisores y aprobadores correctos.

Reduce el estrés

El personal puede relajarse sabiendo que su sistema proporciona de manera intuitiva la información correcta tan pronto como la necesiten.

Agiliza y acorta los ciclos de auditoria

La información crítica de cualquier etapa del trabajo siempre se puede encontrar de inmediato.

Evita el retrabajo

Hazlo bien desde la primera vez, asegurando el uso correcto de los documentos y la nomenclatura del cliente.

Ventajas de la gestión inteligente de la información

Encontrar lo que buscas, es muy simple

La cantidad de datos empresariales está explotando. Los documentos y la información se almacenan en un número creciente de repositorios diferentes, como carpetas de red, SharePoint, CRM y sistemas ERP. Es difícil administrar la abundancia de datos en todos estos sistemas desconectados, y se invierte mucho tiempo y esfuerzo en localizar el documento correcto. Además de eso, existen múltiples interfaces diferentes dentro de estos sistemas, lo que ralentiza la adopción por parte de los usuarios y disminuye la eficiencia y la productividad.

¿Cómo mantiene en funcionamiento múltiples sistemas y repositorios y tiene recursos de TI para mantenerlos? El caos no se puede resolver agregando otro repositorio o sistema tradicional. Necesita una solución que unifique la experiencia del usuario en todos estos repositorios y ayuda a los usuarios a encontrar los datos correctos en el momento adecuado y en el contexto adecuado.

Facilidad de uso y funcionalidad enriquecida

M-Files es rápido y fácil de implementar porque no requiere la migración de datos desde los sistemas existentes. La configuración es simple y el sistema siempre está actualizado gracias a las actualizaciones automáticas.

M-Files ofrece una experiencia de usuario unificada, independientemente del dispositivo o plataforma en que se use. Incluso es posible acceder a las carpetas de red desde un dispositivo móvil. Este enfoque permite aprovechar la productividad mejorada y la satisfacción de los empleados con una solución ágil que permite mejores oportunidades de trabajo móvil.

Cambia la forma en que usas la información sin interferir con los procesos existentes

Gracias a que M-Files etiqueta la información con metadatos, se puede buscar y encontrar con diferentes criterios la información según el caso de uso. Toma una factura del proyecto, por ejemplo. El gerente del proyecto deberá ver todos los datos relacionados con el proyecto, independientemente del tipo de información que sea. Por otro lado, el departamento de cuentas necesita encontrar facturas fácilmente según la fecha, el estado o el proyecto al que pertenecen.

Alcanza un nuevo nivel de eficiencia para la colaboración

Con M-Files, puedes organizar documentos, correos electrónicos y otro material por proyecto, fase de proyecto, cliente, propietario o cualquier otro atributo. M-Files incluso analiza los documentos importados y sugiere etiquetas de metadatos correctas utilizando inteligencia artificial. Puedes enrutar el contenido a través de flujos de trabajo para garantizar que los empleados y las partes interesadas externas se adhieran a los procesos y plazos. M-Files captura todos los cambios en el historial de versiones y proporciona un seguimiento de auditoría completo de los cambios.

Además, M-Files permite el acceso a todos los datos a través de aplicaciones móviles: se puede acceder a todos los archivos, incluso a los que se encuentran en las carpetas de red, a través del teléfono o tableta en cualquier momento y desde cualquier lugar en línea y fuera de línea.

Los usuarios tienen un acceso independiente del sistema a todos los documentos a través de las mismas interfaces de usuario de M-Files, incluidos M-Files Mobile, M-Files Web y M-Files Desktop.

Casos de uso de Content Colaboration

Administración de información inteligente

Combina la facilidad de uso y funcionalidad para todo tipo de organización

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Descubrimiento de documentos críticos del negocio y etiquetan con metadatos automáticamente

Facilidad de actualizaciones automáticas en todas las plataformas

Consultoría y Servicios en Tecnología HIX SA de CV.
Partner de M-Files en México y América Latina.

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