Plataforma de Gestión documental
Accede a la información que necesitas al instante
Una forma más inteligente de trabajar con documentos
Repositorio central que capturar documentos de cualquier fuente
Impulsada por metadatos para encontrar archivos por lo que son
Medidas de cumplimiento mejoradas
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El desafío de la gestión documental digital
Las empresas enfrentan desafíos importantes en la gestión de documentos debido al crecimiento acelerado de la información:
A medida que las organizaciones generan cada vez más datos, encontrar el documento correcto puede parecer como buscar una aguja en un pajar.
Los empleados pueden pasar horas cada día buscando información o recreando documentos que se han perdido, lo que genera un costo considerable en tiempo y dinero. A medida que los empleados envían archivos adjuntos por correo electrónico, las versiones de los documentos se multiplican rápidamente y crean caos.
Cuando los empleados no pueden acceder y compartir documentos fácilmente, a menudo recurren al uso de tecnologías riesgosas y no seguras para colaborar en los archivos que necesitan para realizar su trabajo.
Demasiados documentos
Los trabajadores pueden gastar hasta el 50% de su tiempo buscando información. Además, los datos no están categorizados ni son aprovechados.
Problemas de versiones
La dependencia del correo electrónico como almacenamiento genera múltiples versiones de documentos, dificultando encontrar la más reciente.
Riesgos de ciberseguridad
Empleados utilizan dispositivos y aplicaciones personales para manejar información, exponiéndola a filtraciones o robos.
Fuerzas de trabajo remota
La falta de soporte para trabajadores remotos afecta la productividad y los flujos de trabajo.
Sistema de Gestión Documental (DMS)
Solución de software empresarial automatizada que se utiliza para organizar, proteger, almacenar, capturar, digitalizar y etiquetar archivos empresariales.
M-Files ofrece un sistema de gestión de información inteligente que puede ayudar a mejorar la eficiencia e impulsar un mejor rendimiento empresarial.
Qué buscar en un software de gestión documental
Captura documentos desde cualquier fuente
Las soluciones avanzadas de gestión documental permiten integrar documentos de diversas fuentes, como archivos digitalizados, correos electrónicos, archivos adjuntos, sistemas CRM o ERP, y contenido generado por los usuarios, asegurando el almacenamiento directo en el sistema.
Repositorio centralizado
Los sistemas de calidad consolidan la información, facilitando la organización, gestión y seguridad, además de simplificar el cumplimiento normativo. Las soluciones más innovadoras no requieren la migración completa de los documentos, sino que conectan los repositorios existentes para ofrecer una vista unificada sin alterar las estructuras originales.
Acelerar la búsqueda y recuperación
Un buen software permite localizar documentos en segundos, eliminando las largas horas que los empleados dedican a buscar información.
Implementación flexible
La herramienta ideal debe adaptarse a las necesidades de la empresa, ofreciendo opciones en la nube, en servidores locales o en un entorno híbrido, para cumplir con requisitos específicos de regulación o soberanía de datos.
M-Files ofrece capacidades superiores de gestión de documentos
La tecnología de M-Files conecta todos los documentos y la información en todas las plataformas y repositorios,
analizando cada archivo para ponerlo en contexto y permitir una búsqueda y recuperación más rápidas.
Almacenamiento basado en contenido
Los documentos se organizan según su contenido, utilizando etiquetas como clientes, proyectos o fechas, facilitando su búsqueda y recuperación.
Mayor productividad
Cuando los trabajadores pasan menos tiempo buscando documentos o realizando tareas manuales y repetitivas, tienen más tiempo para dedicarse a trabajos que agregan valor.
Una única vista del contenido
M-Files conecta contenidos como documentos, correos electrónicos, contratos, pedidos e información de proyectos, incluso cuando están guardados en diferentes sistemas.
Cumplimiento mejorado
Los requisitos de cumplimiento normativo de muchos documentos comerciales pueden ser desafiantes. M-Files ayuda a evitar multas, revocaciones de licencias o incluso responsabilidades penales al automatizar documentos clave para cumplir con los requisitos normativos.
Colaboración mejorada
M-Files facilita el intercambio de información y la colaboración. Los usuarios pueden compartir documentos, supervisar flujos de trabajo, crear documentos en colaboración y mucho más.
Seguridad avanzada
Ofrece cifrado de documentos y permisos dinámicos para controlar el acceso según roles, grupos o tipos de documentos.
Automatización de flujos de trabajo
Permite configurar procesos personalizados para garantizar que los documentos lleguen a las personas indicadas en el momento preciso.
Búsqueda de documentos rápida y sencilla
Según Forrester, los trabajadores pasan una media de 18 minutos buscando un documento. Un sistema de gestión de documentos basado en metadatos permite encontrar el documento correcto de forma rápida y sencilla.
Menor riesgo
Mantener la información segura, reduce el riesgo y la exposición. En caso de un incendio o una inundación imprevistos, la recuperación ante desastres es sencilla cuando los documentos se almacenan en la nube.
Control de versiones
Ofrece una única versión definitiva, eliminando duplicados y asegurando el uso de la información más actualizada.
M-Files simplifica la colaboración interna y externa
El software de gestión de documentos de simplifica la colaboración
al mantener una única versión del documento accesible a través de un enlace seguro.
Cada cambio se guarda en versiones históricas
Colaboración en tiempo real
Permite a múltiples usuarios editar y ver cambios simultáneamente, mejorando la productividad y el trabajo en equipo.
Ahorro y control de versiones
Guarda automáticamente los cambios y crea nuevas versiones, asegurando que nunca se pierda información.
Seguridad en la creación
Los permisos automáticos garantizan acceso solo a usuarios autorizados, protegiendo el contenido durante la colaboración.
Integración con herramientas favoritas
Compatible con aplicaciones de Microsoft Office, lo que facilita una transición fluida a M-Files.
Flexibilidad en almacenamiento
Permite guardar documentos en plataformas como OneDrive o SharePoint, ofreciendo comodidad y adaptabilidad.
Automatización de tareas
Optimiza flujos de trabajo asignando automáticamente tareas como revisión, aprobación y publicación, asegurando su ejecución eficiente.
M-Files es flexible y se adapta a las necesidades del negocio
Cada empresa tiene necesidades únicas, y M-Files se adapta a ellas.
Este software de gestión documental es completamente configurable, permitiendo implementar integraciones y flujos de trabajo personalizados. Ya sea que su empresa requiera un sistema para contabilidad, gestión legal o administración de registros electrónicos.
M-Files ofrece la flexibilidad necesaria para cumplir con requisitos únicos
Opciones de implementación
Configura M-Files en la nube, localmente o en un entorno híbrido para adaptarse a su estrategia de TI.
Integraciones prácticas
M-Files se conecta fácilmente con herramientas como Microsoft Teams, Salesforce y sistemas ECM heredados, facilitando el acceso a la información desde plataformas comunes.
Plantillas preconfiguradas
Ahorra tiempo con plantillas diseñadas para diversos sectores, evitando construir flujos de trabajo y estructuras desde cero.
Complementos adicionales
Personaliza aún más M-Files con complementos de terceros para funcionalidades como visualización de datos o edición avanzada.
Configuraciones a medida
M-Files se puede configurar fácilmente para admitir una amplia gama de casos de uso y requisitos para satisfacer necesidades específicas del negocio.
Integración avanzada con API
Conecta M-Files con tus sistemas existentes, optimizando la funcionalidad y asegurando una integración fluida.
¿Cómo M-Files facilita la eficiencia de su negocio?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files: rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce para administrar documentos.
Colaboración fácil
Comparte contenido de forma segura y sé el coautor de documentos simultáneamente, dondequiera que trabaje.
Trabajo diario optimizado
Deja que M-Files sugiera los metadatos para los documentos y agregue flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué elegir M-Files?
Elegido por miles de organizaciones en más de 100 países,
M-Files combina inteligencia artificial y automatización para conectar contenido
de múltiples plataformas sin necesidad de migraciones complejas.
Colaboración en tiempo real
Fiabilidad
Puedes confiar en la sólida infraestructura y la alta disponibilidad del servicio. M-Files reduce el riesgo de interrupciones y ofrece un servicio constante para las aplicaciones críticas.
Implementación rápida
Adopta la agilidad. Implemente rápidamente nuevas aplicaciones y servicios sin los largos procesos de instalación asociados con el software local tradicional.
Personalización
Personaliza M-Files para que se ajuste a las necesidades específicas del negocio, con la flexibilidad de agregar o quitar funciones a medida que los requisitos evolucionen.
99%
tiempo de actividad durante los últimos 365 días.
294%
retorno de la inversión.
27 / 7
Atención al cliente
En cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
M-Files permite una fácil integración con tecnologías existentes, archivos heredados y sistemas empresariales en toda la organización. Puedes seguir usando tus herramientas diarias favoritas, como Microsoft Teams o Google Workspace, como punto de partida para buscar y usar información en M-Files.
Con la tecnología de gestión de archivos de M-Files, los documentos están disponibles en cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permite que los trabajadores remotos y los empleados que trabajan desde casa tengan acceso a la información que necesitan para hacer su trabajo.
¿Listo para ver a M-Files en acción?
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Programa una demostración para obtener más información sobre la búsqueda simplificada, los flujos de trabajo automáticos, las interfaces de usuario intuitivas y las integraciones integradas con aplicaciones y sistemas de archivos existentes.
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