Document Managament

Optimiza el trabajo a través de la gestión de documentos basada en metadatos

Mejora la productividad

Aumenta la consistencia y reduce errores

Mejorar la experiencia del personal

Evita el retrabajo

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Experimenta la gestión de documentos
a través de metadatos

La plataforma de gestión de documentos basada en metadatos de M-Files permite a los trabajadores encontrar instantáneamente la información correcta en cualquier contexto, automatizar los procesos comerciales y aplicar el control de la información. Esto brinda a las empresas una ventaja competitiva y un retorno de la inversión sustancial, ya que brindan experiencias de cliente superiores y un trabajo de mayor calidad con menor riesgo.

M-Files es la plataforma galardonada e impulsada por Inteligencia Artificial que está diseñada para brindar a las organizaciones de todos los tamaños la capacidad de ser más eficientes sin obligar a los empleados a depender de tareas manuales aisladas. Puede ayudar a las personas a dedicar menos tiempo a encontrar la información que necesitan para que puedan dedicar más tiempo a trabajo de mayor valor.

Comparte con confianza

Los controles de seguridad y cumplimiento integrados de M-Files garantizan que la información permanezca segura, incluso cuando colabora interna o externamente.

RPA para Finanzas y Contabilidad icono entrada de datos

Etiqueta de Metadatos

Las etiquetas de metadatos intuitivas ayudan a los usuarios a encontrar lo que necesitan, independientemente de dónde esté almacenado.

Control de Permisos

Mejora la seguridad con el control de acceso por roles, que las personas adecuadas accedan a la información y nadie más

Inteligencia artificial

AI escanear documentos existentes para etiquetar metadatos automáticamente.

Master Record Data

Master Record Data se insertan directamente en los documentos

Reconocimiento Óptico de Documentos

OCR puede digitalizar documentos impresos existentes para mejorar el control

Dark Data

Dark Data se pueden descubrir a través del escaneo de IA de datos heredados

Optimiza el trabajo a través de Document Managament basada en metadatos

Aumenta la consistencia y reduce errores

Cuando el personal encuentra fácilmente la información correcta, su trabajo es más consistente con menos errores y reelaboración.

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Mejora la experiencia del personal

Los trabajadores del conocimiento son más felices cuando pasan más tiempo usnaod su habilidades y menos tiempo buscando.

Evita el retrabajo

Realizar el trabajo correctamente la primera vez es más fácil cuando para el el personal es simple encontrar los documentos y la nomenclatura correcta.

Acelera el trabajo rutinario

Con la información correcta al alcance de la mano, el equipo puede manejar rápida y fácilmente sus tareas centradas en documentos.

Aprovecha la precisión de los Master Record

Los metadatos garantizan que los que los contratos y los informes incluyan automáticamente nombres, títulos, ubicaciones, y más datos.

Haz que tus aplicaciones actuales sean más potentes

Tu CRM y ERP se vuelven más útiles al acceder a documentos actuales y relevante a través de la interfaz de la aplicación.

Mejora la productividad de los trabajadores del conocimiento

Hasta un 40% de ganancias al evitar perder tiempo buscando el documento correcto.

Facilita el trabajo desde cualquier lugar

Independiente del punto de acceso, los trabajadores pueden encontrar fácilmente la información correcta desde cualquier dispositivo, sin importar donde este almacenado o por quién.

Ventajas de la gestión inteligente de la información

Encontrar lo que buscas, es muy simple

La cantidad de datos empresariales está explotando. Los documentos y la información se almacenan en un número creciente de repositorios diferentes, como carpetas de red, SharePoint, CRM y sistemas ERP. Es difícil administrar la abundancia de datos en todos estos sistemas desconectados, y se invierte mucho tiempo y esfuerzo en localizar el documento correcto. Además de eso, existen múltiples interfaces diferentes dentro de estos sistemas, lo que ralentiza la adopción por parte de los usuarios y disminuye la eficiencia y la productividad.

¿Cómo mantiene en funcionamiento múltiples sistemas y repositorios y tiene recursos de TI para mantenerlos? El caos no se puede resolver agregando otro repositorio o sistema tradicional. Necesita una solución que unifique la experiencia del usuario en todos estos repositorios y ayuda a los usuarios a encontrar los datos correctos en el momento adecuado y en el contexto adecuado.

Facilidad de uso y funcionalidad enriquecida

M-Files es rápido y fácil de implementar porque no requiere la migración de datos desde los sistemas existentes. La configuración es simple y el sistema siempre está actualizado gracias a las actualizaciones automáticas.

M-Files ofrece una experiencia de usuario unificada, independientemente del dispositivo o plataforma en que se use. Incluso es posible acceder a las carpetas de red desde un dispositivo móvil. Este enfoque permite aprovechar la productividad mejorada y la satisfacción de los empleados con una solución ágil que permite mejores oportunidades de trabajo móvil.

Cambia la forma en que usas la información sin interferir con los procesos existentes

Gracias a que M-files etiqueta la información con metadatos, se puede buscar y encontrar con diferentes criterios la información según el caso de uso. Toma una factura del proyecto, por ejemplo. El gerente del proyecto deberá ver todos los datos relacionados con el proyecto, independientemente del tipo de información que sea. Por otro lado, el departamento de cuentas necesita encontrar facturas fácilmente según la fecha, el estado o el proyecto al que pertenecen.

Alcanza un nuevo nivel de eficiencia para la colaboración

Con M-Files, puedes organizar documentos, correos electrónicos y otro material por proyecto, fase de proyecto, cliente, propietario o cualquier otro atributo. M-Files incluso analiza los documentos importados y sugiere etiquetas de metadatos correctas utilizando inteligencia artificial. Puedes enrutar el contenido a través de flujos de trabajo para garantizar que los empleados y las partes interesadas externas se adhieran a los procesos y plazos. M-Files captura todos los cambios en el historial de versiones y proporciona un seguimiento de auditoría completo de los cambios.

Además, M-Files permite el acceso a todos los datos a través de aplicaciones móviles: se puede acceder a todos los archivos, incluso a los que se encuentran en las carpetas de red, a través del teléfono o tableta en cualquier momento y desde cualquier lugar en línea y fuera de línea.

Los usuarios tienen un acceso independiente del sistema a todos los documentos a través de las mismas interfaces de usuario de M-Files, incluidos M-Files Mobile, M-Files Web y M-Files Desktop.

Casos de uso Document Managament

Administración de información inteligente

Combina la facilidad de uso y funcionalidad para todo tipo de organización

h

Descubrimiento de documentos críticos del negocio y etiquetan con metadatos automáticamente

Facilidad de actualizaciones automáticas en todas las plataformas

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