Compilance Enforcement

Gestión de cumplimiento

Automatización de políticas de gobernanza

Automatización de retención de datos

Contener la fuga de datos

Demostrar cumplimiento

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Experimenta la gestión de documentos
a través de metadatos

La plataforma de gestión de documentos basada en metadatos de M-Files permite a los trabajadores encontrar instantáneamente la información correcta en cualquier contexto, automatizar los procesos comerciales y aplicar el control de la información. Esto brinda a las empresas una ventaja competitiva y un retorno de la inversión sustancial, ya que brindan experiencias de cliente superiores y un trabajo de mayor calidad con menor riesgo.

M-Files es la plataforma galardonada e impulsada por Inteligencia Artificial que está diseñada para brindar a las organizaciones de todos los tamaños la capacidad de ser más eficientes sin obligar a los empleados a depender de tareas manuales aisladas. Puede ayudar a las personas a dedicar menos tiempo a encontrar la información que necesitan para que puedan dedicar más tiempo a trabajo de mayor valor.

Cumplimiento y Gestión de Riesgos

M-Files ayuda a las organizaciones a reducir el riesgo comercial y garantizar el cumplimiento.

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Acceso cerrado

Las políticas de retención y destrucción de datos se pueden implementar automáticamente en plataformas de almacenamiento, usuarios y equipos.

Seguimiento de versiones

El seguimiento de la versión garantiza que la documentación sea precisa y la más reciente en todo momento

Permisos basados en roles

Los permisos basados ​​en roles cambian el acceso a la información automáticamente cuando las personas se van o cambian de rol

Inteligencia Artificial

AI permite una mayor visibilidad y control sobre los documentos existentes a través del etiquetado automático de metadatos

Etiquetas de registros maestros

El etiquetado de registros maestros mantiene los documentos alineados y auditables por cliente, compromiso o proyecto

Escaneo de datos oscuros

El escaneo de datos oscuros controla los riesgos con el descubrimiento y el etiquetado en todos los sistemas de almacenamiento y repositorios

Vistas de seguimiento de auditoria

Las vistas de seguimiento de auditoría de los historiales de versiones de documentos ayudan a acelerar el proceso de demostración del cumplimiento

Retención de datos

Las políticas de retención y destrucción de datos se pueden implementar automáticamente en plataformas de almacenamiento, usuarios y equipos.

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Reduce los riesgos comerciales y garantiza el cumplimiento

Automatiza las políticas y gobernanza

Asegura que todas las oficinas, el personal y los proyectos se ajusten a las prácticas y políticas establecidas para la eficiencia del trabajo y la contención de riesgos.
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Automatiza la retención de datos

Las políticas por cliente, regulación o litigio para la retención o destrucción de datos se pueden automatizar en todos los sistemas de archivos, usuarios y equipos.

Contener la fuga de datos

Los permisos basados en roles brindan acceso instantáneo a las personas adecuadas, mientras que otros ni siquiera sabrán que existen los datos.

Demostrar cumplimiento a auditores, reguladores y clientes

El seguimiento incorporado de la versión del documento y los historiales de acceso permite auditorías rápidas contra políticas y regulaciones.

Ventajas de la gestión inteligente de la información

Encontrar lo que buscas, es muy simple

La cantidad de datos empresariales está explotando. Los documentos y la información se almacenan en un número creciente de repositorios diferentes, como carpetas de red, SharePoint, CRM y sistemas ERP. Es difícil administrar la abundancia de datos en todos estos sistemas desconectados, y se invierte mucho tiempo y esfuerzo en localizar el documento correcto. Además de eso, existen múltiples interfaces diferentes dentro de estos sistemas, lo que ralentiza la adopción por parte de los usuarios y disminuye la eficiencia y la productividad.

¿Cómo mantiene en funcionamiento múltiples sistemas y repositorios y tiene recursos de TI para mantenerlos? El caos no se puede resolver agregando otro repositorio o sistema tradicional. Necesita una solución que unifique la experiencia del usuario en todos estos repositorios y ayuda a los usuarios a encontrar los datos correctos en el momento adecuado y en el contexto adecuado.

Facilidad de uso y funcionalidad enriquecida

M-Files es rápido y fácil de implementar porque no requiere la migración de datos desde los sistemas existentes. La configuración es simple y el sistema siempre está actualizado gracias a las actualizaciones automáticas.

M-Files ofrece una experiencia de usuario unificada, independientemente del dispositivo o plataforma en que se use. Incluso es posible acceder a las carpetas de red desde un dispositivo móvil. Este enfoque permite aprovechar la productividad mejorada y la satisfacción de los empleados con una solución ágil que permite mejores oportunidades de trabajo móvil.

Cambia la forma en que usas la información sin interferir con los procesos existentes

Gracias a que M-files etiqueta la información con metadatos, se puede buscar y encontrar con diferentes criterios la información según el caso de uso. Toma una factura del proyecto, por ejemplo. El gerente del proyecto deberá ver todos los datos relacionados con el proyecto, independientemente del tipo de información que sea. Por otro lado, el departamento de cuentas necesita encontrar facturas fácilmente según la fecha, el estado o el proyecto al que pertenecen.

Alcanza un nuevo nivel de eficiencia para la colaboración

Con M-Files, puedes organizar documentos, correos electrónicos y otro material por proyecto, fase de proyecto, cliente, propietario o cualquier otro atributo. M-Files incluso analiza los documentos importados y sugiere etiquetas de metadatos correctas utilizando inteligencia artificial. Puedes enrutar el contenido a través de flujos de trabajo para garantizar que los empleados y las partes interesadas externas se adhieran a los procesos y plazos. M-Files captura todos los cambios en el historial de versiones y proporciona un seguimiento de auditoría completo de los cambios.

Además, M-Files permite el acceso a todos los datos a través de aplicaciones móviles: se puede acceder a todos los archivos, incluso a los que se encuentran en las carpetas de red, a través del teléfono o tableta en cualquier momento y desde cualquier lugar en línea y fuera de línea.

Los usuarios tienen un acceso independiente del sistema a todos los documentos a través de las mismas interfaces de usuario de M-Files, incluidos M-Files Mobile, M-Files Web y M-Files Desktop.

Casos de uso de Cumplimiento y Gestión de Riesgos

Administración de información inteligente

Combina la facilidad de uso y funcionalidad para todo tipo de organización

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Descubrimiento de documentos críticos del negocio y etiquetan con metadatos automáticamente

Facilidad de actualizaciones automáticas en todas las plataformas

Consultoría y Servicios en Tecnología HIX SA de CV.
Partner de M-Files en México y América Latina.

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