Plataforma de Automatización de Documentos
Impulsada por Inteligencia Artificial, conecta todas las fuentes de datos
Creación de plantillas en una interfaz visual e intuitiva
Flujos de trabajo automatizados para el enrutamiento de documentos
Automatiza grandes volúmenes de archivos con precisión
Empieza a automatizar en segundos sin necesidad de codificación
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La importancia de la automatización de documentos
¿Qué es lo primero que piensas cuando escuchas “automatización”?
Para muchos, la imagen típica incluye enormes cadenas de montaje de automóviles, con brazos robóticos y tecnología avanzada que simbolizan el alcance de la automatización.
Pero la auténtica revolución en automatización está ocurriendo lejos de las fábricas. En oficinas alrededor del mundo, el software de automatización, especialmente el que integra inteligencia artificial (IA), está transformando radicalmente el trabajo intelectual.
Los chatbots impulsados por inteligencia artificial, como ChatGPT, están ganando popularidad. Estas herramientas utilizan modelos de lenguaje avanzados (LLM), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y aprendizaje automático (ML) para ofrecer respuestas claras y útiles a preguntas formuladas en lenguaje cotidiano.
Tecnologías como la automatización documental, potenciadas por la IA, representan una oportunidad significativa para los servicios profesionales y, en general, para las empresas.
Demasiados documentos
Los trabajadores pueden gastar hasta el 50% de su tiempo buscando información. Además, los datos no están categorizados ni son aprovechados.
Problemas de versiones
La dependencia del correo electrónico como almacenamiento genera múltiples versiones de documentos, dificultando encontrar la más reciente.
Riesgos de ciberseguridad
Empleados utilizan dispositivos y aplicaciones personales para manejar información, exponiéndola a filtraciones o robos.
Fuerzas de trabajo remota
La falta de soporte para trabajadores remotos afecta la productividad y los flujos de trabajo.
Automatización de documentos
La automatización de documentos consiste en emplear software de forma estratégica para facilitar la creación y gestión de documentos electrónicos.
El proceso inicia con la identificación de los elementos y funciones recurrentes en los documentos de una organización. A partir de ahí, se implementan sistemas de automatización que permiten crear plantillas y módulos, proporcionando a los usuarios herramientas para generar documentos personalizados de manera eficiente.
¿Cómo funciona la automatización de documentos?
Selecciona la plantilla correcta
Los usuarios seleccionan desde la interfaz una plantilla adecuada al tipo de documento que necesitan, como solicitudes de propuestas o contratos de arrendamiento.
Completa un formulario
El sistema genera un borrador inicial tras responder preguntas tipo entrevista, completando automáticamente campos condicionales y creando la estructura básica del documento
Edita, revisa y personaliza
Los usuarios pueden editar, revisar y personalizar el documento según sea necesario. Además, tienen la opción de compartir la información y exportarla a formatos digitales como Microsoft Word o Excel.
M-Files ofrece capacidades superiores de automatización de documentos
La tecnología de M-Files conecta todos los documentos y la información en todas las plataformas y repositorios,
analizando cada archivo para ponerlo en contexto y permitir una búsqueda y recuperación más rápidas.
Creación de plantillas sin esfuerzo
Comienza a automatizar documentos rápidamente con la interfaz visual fácil de usar de M-Files Ment. Se requiere una capacitación mínima para obtener beneficios inmediatos.
Procesos optimizados
Simplifica los flujos de trabajo automatizando permisos, enrutamiento de documentos y control de versiones sin problemas.
Empodere a tu equipo
Soluciones escalables sin código
M-Files Ment aumenta la productividad con funciones únicas
La automatización de documentos de M-Files agiliza los flujos de trabajo de documentos para acelerar la comunicación, el intercambio de información y los procesos de documentos.
Descubre la forma más inteligente de automatizar documentos
Portales de clientes
Capacidades de inicio de sesión único que son fáciles de configurar.
Interfaz sin código
Los colaboradores pueden crear y mantener sus propias plantillas con tan sólo 15 minutos de capacitación.
Biblioteca de cláusulas
Almacena las cláusulas de uso regular o de manual e intégralas fácilmente en los documentos.
Panel de control intuitivo
Realiza un seguimiento sin problemas de creación y generación de documentos, el autoservicio de documentos descargados por los clientes y el estado automatizado de las plantillas.
Editor de estilo
El editor de estilo permite aplicar tu identidad corporativa en todas las plantillas y asegurar que los documentos generados sean consistentes.
SSO simplificado
Capacidades de inicio de sesión único que son fáciles de configurar.
M-Files Aino, el asistente de IA generativa
Apóyate en la IA para generar valor comercial. Procesa grandes cantidades de información rápidamente, obtén respuestas a preguntas complejas y llega a conclusiones más rápido.
Las capacidades multilingües de Aino respaldan a las empresas globales al resumir documentos y responder preguntas en cualquier momento.
Potencie su negocio con inteligencia artificial
Aprovecha el valor de los datos
Precisión y confianza en cada respuesta
Transforma conversaciones en resultados valiosos
M-Files Aino es el asistente de IA Generativa
M-Files Aino puede ayudar a los trabajadores del conocimiento a procesar grandes cantidades de información rápidamente, obtener respuestas a preguntas complejas y llegar a conclusiones más rápido.
Además, las capacidades multilingües de Aino respaldan las empresas globales al resumir documentos y responder preguntas en cualquier formato.
Libera el potencial de los datos
Capacidad incorporada para manejar preguntas complejas y buscar respuestas en todos los sistemas de la empresa. Con la IA, los trabajadores pueden encontrar las respuestas que necesitan de forma rápida y sencilla.
Logra mayor precisión en el trabajo
Transforme las conversaciones en valor
Interactúa con M-Files usando lenguaje natural, donde la inteligencia artificial permite a los trabajadores refinar resultados y profundizar en temas mediante una conversación continua.
Maximiza el valor de los datos con IA
Descubre información crítica para tu negocio y obtén resultados precisos con M-Files. Este sistema de gestión de información entiende el contexto empresarial y accede únicamente a datos relevantes y autorizados.
Además, sus metadatos potencian la conectividad, la confidencialidad y la conservación de los datos. Con los más altos estándares de seguridad de datos y cumplimiento normativo, M-Files Aino garantiza que todas las interacciones estén protegidas y regidas por políticas organizacionales.
Conectividad
Conecta automáticamente documentos a cualquier contexto empresarial. O bien, conecta documentos con los procesos de negocio adecuados y muéstralos en vistas y escenarios de uso personalizables.
Cumplimiento
Automatiza la clasificación de documentos, garantiza la seguridad, aplica reglas comerciales, cumple con las regulaciones de la industria y habilita flujos de trabajo automatizados.
Gobernanza
Descubre automáticamente datos críticos para tu negocio. Rastrea repositorios de datos para identificar contenido clave o información confidencial en los documentos, y aplica la automatización necesaria para mantener el control y la seguridad.
Principales beneficios de la Gestión de Documentos
M-Files ayuda a automatizar todo el proceso, desde la creación y gestión de documentos hasta la automatización del flujo de trabajo,
la colaboración externa, la búsqueda empresarial, la seguridad, el cumplimiento y el registro de auditoría.
Almacenamiento basado en contenido
Los documentos se organizan según su contenido, utilizando etiquetas como clientes, proyectos o fechas, facilitando su búsqueda y recuperación.
Mayor productividad
Cuando los trabajadores pasan menos tiempo buscando documentos o realizando tareas manuales y repetitivas, tienen más tiempo para dedicarse a trabajos que agregan valor.
Una única vista del contenido
M-Files conecta contenidos como documentos, correos electrónicos, contratos, pedidos e información de proyectos, incluso cuando están guardados en diferentes sistemas.
Cumplimiento mejorado
Los requisitos de cumplimiento normativo de muchos documentos comerciales pueden ser desafiantes. M-Files ayuda a evitar multas, revocaciones de licencias o incluso responsabilidades penales al automatizar documentos clave para cumplir con los requisitos normativos.
Colaboración mejorada
M-Files facilita el intercambio de información y la colaboración. Los usuarios pueden compartir documentos, supervisar flujos de trabajo, crear documentos en colaboración y mucho más.
Seguridad avanzada
Ofrece cifrado de documentos y permisos dinámicos para controlar el acceso según roles, grupos o tipos de documentos.
Automatización de flujos de trabajo
Permite configurar procesos personalizados para garantizar que los documentos lleguen a las personas indicadas en el momento preciso.
Búsqueda de documentos rápida y sencilla
Según Forrester, los trabajadores pasan una media de 18 minutos buscando un documento. Un sistema de gestión de documentos basado en metadatos permite encontrar el documento correcto de forma rápida y sencilla.
Menor riesgo
Mantener la información segura, reduce el riesgo y la exposición. En caso de un incendio o una inundación imprevistos, la recuperación ante desastres es sencilla cuando los documentos se almacenan en la nube.
Control de versiones
Ofrece una única versión definitiva, eliminando duplicados y asegurando el uso de la información más actualizada.
M-Files simplifica la colaboración interna y externa
El software de gestión de documentos de simplifica la colaboración
al mantener una única versión del documento accesible a través de un enlace seguro.
Cada cambio se guarda en versiones históricas
Colaboración en tiempo real
Permite a múltiples usuarios editar y ver cambios simultáneamente, mejorando la productividad y el trabajo en equipo.
Ahorro y control de versiones
Guarda automáticamente los cambios y crea nuevas versiones, asegurando que nunca se pierda información.
Seguridad en la creación
Los permisos automáticos garantizan acceso solo a usuarios autorizados, protegiendo el contenido durante la colaboración.
Integración con herramientas favoritas
Compatible con aplicaciones de Microsoft Office, lo que facilita una transición fluida a M-Files.
Flexibilidad en almacenamiento
Permite guardar documentos en plataformas como OneDrive o SharePoint, ofreciendo comodidad y adaptabilidad.
Automatización de tareas
Optimiza flujos de trabajo asignando automáticamente tareas como revisión, aprobación y publicación, asegurando su ejecución eficiente.
M-Files es flexible y se adapta a las necesidades del negocio
Cada empresa tiene necesidades únicas, y M-Files se adapta a ellas.
Este software de gestión documental es completamente configurable, permitiendo implementar integraciones y flujos de trabajo personalizados. Ya sea que su empresa requiera un sistema para contabilidad, gestión legal o administración de registros electrónicos.
M-Files ofrece la flexibilidad necesaria para cumplir con requisitos únicos
Opciones de implementación
Configura M-Files en la nube, localmente o en un entorno híbrido para adaptarse a su estrategia de TI.
Integraciones prácticas
M-Files se conecta fácilmente con herramientas como Microsoft Teams, Salesforce y sistemas ECM heredados, facilitando el acceso a la información desde plataformas comunes.
Plantillas preconfiguradas
Ahorra tiempo con plantillas diseñadas para diversos sectores, evitando construir flujos de trabajo y estructuras desde cero.
Complementos adicionales
Personaliza aún más M-Files con complementos de terceros para funcionalidades como visualización de datos o edición avanzada.
Configuraciones a medida
M-Files se puede configurar fácilmente para admitir una amplia gama de casos de uso y requisitos para satisfacer necesidades específicas del negocio.
Integración avanzada con API
Conecta M-Files con tus sistemas existentes, optimizando la funcionalidad y asegurando una integración fluida.
¿Cómo M-Files facilita la eficiencia de su negocio?
Búsqueda más rápida
Lo que necesitas, cuando lo necesitas. Así funciona M-Files: rápido, fácil e intuitivo.
Familiaridad
Puedes utilizar tus herramientas diarias favoritas, como MS Teams o Salesforce para administrar documentos.
Colaboración fácil
Comparte contenido de forma segura y sé el coautor de documentos simultáneamente, dondequiera que trabaje.
Trabajo diario optimizado
Deja que M-Files sugiera los metadatos para los documentos y agregue flujos de trabajo para un procesamiento más rápido.
¿Por qué elegir M-Files?
Elegido por miles de organizaciones en más de 100 países,
M-Files combina inteligencia artificial y automatización para conectar contenido
de múltiples plataformas sin necesidad de migraciones complejas.
Colaboración en tiempo real
Fiabilidad
Puedes confiar en la sólida infraestructura y la alta disponibilidad del servicio. M-Files reduce el riesgo de interrupciones y ofrece un servicio constante para las aplicaciones críticas.
Implementación rápida
Adopta la agilidad. Implemente rápidamente nuevas aplicaciones y servicios sin los largos procesos de instalación asociados con el software local tradicional.
Personalización
Personaliza M-Files para que se ajuste a las necesidades específicas del negocio, con la flexibilidad de agregar o quitar funciones a medida que los requisitos evolucionen.
99%
tiempo de actividad durante los últimos 365 días.
294%
retorno de la inversión.
27 / 7
Atención al cliente
En cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
M-Files permite una fácil integración con tecnologías existentes, archivos heredados y sistemas empresariales en toda la organización. Puedes seguir usando tus herramientas diarias favoritas, como Microsoft Teams o Google Workspace, como punto de partida para buscar y usar información en M-Files.
Con la tecnología de gestión de archivos de M-Files, los documentos están disponibles en cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que permite que los trabajadores remotos y los empleados que trabajan desde casa tengan acceso a la información que necesitan para hacer su trabajo.
¿Listo para ver a M-Files en acción?
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