5 iniciativas probadas para optimizar costos en TI

5 iniciativas probadas para optimizar costos en TI

Por Brian Rieb, Cherwell’s Staff

La economía global cambia constantemente a través de períodos de fuerza y ​​debilidad. Del mismo modo, la mayoría de las verticales de la industria también aumentan y disminuyen a medida que las fuerzas del mercado fluctúan. Pero a pesar de todo, buenos y malos tiempos, las empresas siguen buscando formas de reducir costos.

¿Y por qué no? Como bien aconsejó Ben Franklin, un centavo ahorrado es un centavo ganado.

Con esto en mente, aquí hay cinco maneras de ahorrar dinero que ninguna empresa debe pasar por alto:

1) Estandarizar y automatizar procesos

La mayoría de los departamentos de TI están plagados de procesos que han sido embebidos a lo largo de los años y son algo menos racionalizado. Muchos de estos procesos incorporan pasos inútiles que implican una intervención humana innecesaria. Aún peor, muchos procesos no están documentados y estandarizados, por lo que se realizan de manera diferente cada vez, requiriendo que el personal reinvente la rueda una y otra vez.

Los procesos y procedimientos comunes deben ser analizados y reelaborados para eliminar pasos innecesarios. Los procesos también deben ser documentados para que se realicen de la misma manera cada vez. (Considera la posibilidad de utilizar la Information Technology Infrastructure Library ‘ITIL’ como herramienta de documentación.)

Una vez que los procedimientos se han racionalizado y documentado, muchos de ellos serán buenos candidatos para la automatización. El grado de automatización posible, por supuesto, será determinado por las capacidades de la tecnología que has implementado a través de tu cartera de TI.

2) Ofrecer IT mejorado de autoservicio

Self-service es el Santo Grial de TI: hacer que los usuarios manejen muchos de sus propios problemas en lugar de ponerse en contacto con el servicio de TI en cada momento. El portal de  autoservicio TI también resulta ser una gran manera de reducir los costos.

De acurdo con los informes de Gartner, el 40 por ciento de las llamadas a la mesa de ayuda pueden eliminarse a través del autoservicio, y algunos expertos de la industria estiman que ese número es mayor al 60 por ciento. Por otra parte, Gartner estima que sólo el cinco por ciento de los problemas de TI se resuelven a través del autoservicio.

El autoservicio mejorado es una gran oportunidad de reducción de costos que la mayoría de las empresas simplemente están pasando por alto.

El informe de Gartner también señala que una clave para mejorar el autoservicio es la calidad y las capacidades de las herramientas utilizadas: “Las herramientas y procesos adecuados son requisitos indispensables para una implementación exitosa.” Aquí es donde entra en juego la herramienta ITSM ¿Cuáles son las cualidades más importantes a considerar cuando se implementa el autoservicio?

  1. La comunidad
    La herramienta debe proporcionar a los usuarios la posibilidad de buscar y recibir ayuda y asesoramiento de otros usuarios. El aspecto social de esta capacidad puede ser un fuerte motor para fomentar una mayor participación en autoservicio.
  2. Fácil personalización
    Un portal de autoservicio debe ser fácil de personalizar y configurar. No debe requerir recursos de desarrollo extensos para crear, personalizar o automatizar; de lo contrario, podría verse enfrentado a mayores costos a través del autoservicio mejorado, como advierte el informe de Gartner.
  3. Acceso en cualquier momento y en cualquier lugar
    Una herramienta que proporciona acceso al portal de autoservicio sólo a través de escritorios será de valor limitado en el entorno empresarial actual. Los usuarios suelen utilizar múltiples dispositivos, incluyendo tablets y teléfonos inteligentes. La herramienta debe proporcionar un grado de flexibilidad independiente del dispositivo que servirá para aumentar el nivel de utilización por parte de los usuarios.

3) Evaluar modelos de licencias e implementación

El viejo modelo de comprar una herramienta de software, y luego gastar dinero adicional cada año en costos de mantenimiento y renovación, está cayendo de popularidad. En su lugar, más organizaciones se están moviendo a un modelo de suscripción. Del mismo modo, las soluciones SaaS están ganando terreno sobre el desarrollo on-premise como un medio de reducir los costos.

Pero hay muchos factores en los modelos de precios que pueden afectar al TCO. Y ningún modelo único es una bala de plata para cada empresa. Lo siguiente está destinado a ser una guía de las opciones disponibles, y no una recomendación de que es mejor. Esa determinación será decidida por las circunstancias únicas de cada organización.

DESPLIEGUE: SAAS VS. ON-PREMISE VS. HYBRID CLOUD

  • SaaS
    Los entornos SaaS ofrecen la ventaja de rentar un ambiente de manera efectiva. Alquilar es más caro que comprar, pero SaaS ofrece el potencial para grandes ahorros al eliminar la necesidad de contratar personal para mantener los sistemas.
  • On-Premise
    Este modelo se elige a menudo para abordar las preocupaciones de seguridad y las regulaciones potenciales. Algunas empresas eligen on-premise porque ya tienen la experiencia y la infraestructura necesarias en sus instalaciones. En estos casos, la premisa puede ser un gran ajuste, y puede producir ahorros de costos a largo plazo si el sistema está configurado correctamente.
  • Hybrid Cloud o “Own Cloud”
    Esta opción es una mezcla entre SaaS y On-premise. Si el departamento de TI tiene sus propios entornos Azure o AWS, puede descargar la parte de hardware de su solución a la nube, manteniendo un control estricto del entorno del software. Una vez más, los costos se verán afectados por la experiencia existente en el personal y la necesidad / costo de emplear a nuevas personas. La evaluación de su infraestructura de hardware / nube existente puede proporcionar orientación para determinar dónde se encuentra más cómoda su empresa y dónde verá más ahorros.

¿Qué solución es adecuada para usted? Sugiero buscar soluciones de software que sean lo suficientemente flexibles para adaptarse a cualquiera de estos modelos de implementación. Busca herramientas que puedan conformarse (y cambiar) para satisfacer sus necesidades frente a las soluciones que le obligan a adaptarse a las necesidades del negocio.

LICENCIA: SUBSCRIPCIÓN VS. PERPETUO

La forma en que se licencia también puede afectar al TCO y, al igual que con los modelos de implementación, no existe una forma correcta o incorrecta para cada empresa.

  • Suscripción
    Los modelos de suscripción son ideales para empresas que están creciendo rápidamente o que experimentan cambios constantes en los ciclos de personal de TI. La suscripción también puede compensar una compra de una suma global, extendiendo los pagos en cantidades más manejables y con un presupuesto ajustado. Pero cuidado: Algunos contratos de modelo de suscripción son tan rígidos en términos y plazos que los beneficios de flexibilidad de este modelo pueden ser negados.
  • Perpetuo
    Las licencias perpetuas son excelentes para empresas con una base de personal de TI establecida, y con gran control sobre lo que necesitará, tanto inmediatamente como en el futuro, desde su software con licencia. Y aunque el costo inicial puede ser más, TCO en un período típico de dos a cinco años, una licencia perpetua representará un gran ahorro de dinero.

LICENCIA: CONCURRENTE VS. NAMED

Esta será una opción fácil para la mayoría de las empresas. En todas las circunstancias, salvo las más raras, ahorrará mucho dinero con un modelo de licencia concurrente.

  • Named
    El modelo de licencia Named requiere que compre una licencia para cada usuario que inicie de sesión. Si un nombre de usuario está conectado activamente o no, ya sea que se haya registrado o no, si tiene una cuenta de inicio de sesión, paga una licencia. Para la clara mayoría de las empresas, el exceso de gastos en licencias es una certeza con este modelo.
  • Concurrent
    Licencia concurrente requiere la compra de una licencia para cada persona que se conecta de manera simultánea. Si la empresa tiene, por ejemplo, 300 técnicos en el personal, pero sólo 100 están en el sistema en cualquier momento, entonces sólo pagará por 100 licencias. Gartner ha descubierto que la comparación de los nombres con los concurrentes muestra que la proporción de licencias necesarias se encuentra entre 3: 1 y 7: 1. Por lo tanto, incluso si una única licencia concurrente es dos veces el precio de una licencia named, aún seguiría adelante con la licencia concurrente.

4) Expanda la gestión de servicios de TI a la gestión de servicios empresariales

¿Por qué los beneficios proporcionados por las mejores prácticas ITIL y la tecnología ITSM se limitan a las TI? ¿Por qué no aplicar los principios de gestión de servicios de TI a otros departamentos dentro de la organización, tales como recursos humanos, finanzas y marketing?

La única razón por la que no haría eso es porque no puede hacer eso; La mayoría de las herramientas de gestión de servicios de TI no permiten tales capacidades y flexibilidad. Pero con la herramienta adecuada, es posible optimizar las operaciones en múltiples segmentos del negocio al tiempo que maximiza el ROI obtenido de su inversión en la herramienta.

Y puede evitar el caos de organización y apoyo que puede resultar de cada departamento, tratando de satisfacer sus necesidades mediante el despliegue de diferentes herramientas.

El uso de una sola herramienta de administración de servicios que puede servir a muchas divisiones de negocios es un maravilloso proceso de reducción de costos (y reducción de dolor de cabeza) que muchas organizaciones pasan por alto.

5) Gestión de licencias de software

¿Cuántas licencias de software pagas actualmente pero no utilizas? En la mayoría de las empresas, ese número es probable que sea bastante sustancial.

Las aplicaciones con licencia suelen existir en todas o en muchas de las computadoras de una organización, como parte de una “imagen estándar” que se reproduce en cada máquina. Pero eso no significa que cada usuario necesita esa aplicación. Por lo tanto, la aplicación se encuentra inactiva en muchas máquinas, nunca utilizadas, pero los derechos de licencia aún deben pagarse ¿Qué representa? ¿Pérdidas!

A menudo el problema oscila en la otra dirección: Los usuarios se agregan, con el número total resultante de usuarios que excede el número de licencias compradas. Y cuando el vendedor realiza una auditoría y descubre a los usuarios adicionales, las multas y honorarios resultantes pueden ser bastante importantes.

La solución es utilizar una herramienta que proporcione capacidad de administración de licencias de software, brindándole una visibilidad fiable del inventario de licencias y del estado de uso. Y sin duda ayuda si el proveedor que selecciona tiene una historia demostrada de flexibilidad en la negociación de términos y condiciones que se ajusten a sus necesidades cambiantes. (Sí, algunos proveedores ofrecen esa flexibilidad!)

Tiempo para ponerse las pilas …

Si aún no has aprovechado las iniciativas de reducción de costos que te presentamos, no estás solo. La mayoría de las empresas están pasando por alto estos métodos fáciles de implementar para ahorrar dinero. Y eso significa que con cada señal del reloj, su departamento de TI está desperdiciando dinero innecesariamente.

Eso no es ciertamente una buena cosa, pero significa que tienes una gran oportunidad delante de ti: cinco maneras de ahorrar el dinero que la mayor parte de sus competidores están pasando por alto.

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